干货分享|活动策划不起眼的几个小问题,可能毁了整场大会(广告物
2024-08-04 19:47:49来源:undefined作者: 147小编阅读量:
对于刚毕业求职的新人来说,提到活动策划,头脑中首先浮现的就是大学时期的各种社团活动,活动前的宣传造势、同学间的沟通配合、后续执行等,看似简单,但真正进入到策划行业中就会发现,其中也有很多学问。
活动策划工作庞大且复杂,大的流程分支虽然不多,可每个大分支衍生的小细节,往往会耗费大量人力财力以及时间,并且在策划和执行的过程中,又会出现很多难以预料的突发情况,稍微处理不当,活动效果就会差强人意。
创意者-活动策划在策划上百场大型活动的过程中,总结了以下几个在活动策划时经常遇到的问题,至今还有很多经验丰富的策划人“深受其害”,为了帮助大家更好的策划一场会议活动,今天我们就来探讨一下,该如何避免这些情况。
01活动思想不明确
相信大家都遇到过这样的情况,和客户沟通一整天,却不明白客户想通过这场活动达到一个什么样的目的,直接导致我们对整个活动的策划主线模糊不清,方案改了好几版都不符合对方心意,写文章都有一个中心思想,整篇文章都是围绕主旨来发挥,一场活动同样如此,既然花钱搞活动,就肯定有明确的目标以及协助达成此目标的中心思想。
不过有时候连客户自己都搞不清思路,一场会议的筹划,从甲方的秘书到老板,每个人可能都会参与其中,大家各抒己见,有的人专职和乙方对接会议流程,而有的人兼任此职,专业性并不强,很难统一想法,遇到这种情况,我们作为策划方,最好建议客户公司选出一个有经验的项目负责人,清楚此次活动的内容,以及策划的步骤、懂得如何推进会议筹备进程、合理安排人员分工,共同理清思路,定下明确的目标,这样才有利于协调双方的步伐和行动,确保组织计划和目标的顺利完成。
02会前准备时间总是安排不合理
从宏观角度来看,任何一场大型会议的举办,无非就是:会前准备、会中执行、会后总结和结果分析四大步骤,其中会前准备,是策划人员在拟定活动方案时首先要考虑的问题,前期的准备工作又可以细分为策划工作、宣传推广、嘉宾邀约、人员分工安排、活动流程设计、现场设计等等,每一个环节在实际操作过程中,都会占用我们大量的时间。
新人上手,往往会忽略时间安排的重要性,一旦发生突发情况,整个准备阶段的节奏就会被打乱,最终的活动现场,肯定也是一片混乱,至今还有很多策划老手也常常在时间安排上吃大亏,为了避免这种情况,我们可以在准备阶段,就给每一个环节预留出充分的时间,并且以时间为节点,制作出一套标准的执行规范,细化到会议的每一段进程,包括人员分工安排、应急处理预案,大家各司其职,遇到问题及时上报处理,绝不能因为某个环节拖慢整体的节奏。
03物料检查不到位
活动物料的检查一定要细之又细,对照提前制作好的物料清单,至少要检查两遍以上,会议现场最忌“好像忘了什么”,活动执行时,发现有些物料忘记制作,可临近会议,此时想起却为时已晚,其他各个流程渠道都已经对接完成,结果因为物料问题在执行环节耽误全局,你说冤不冤?还有一些容易忽略的小物料,一定要有专人负责,但凡大成皆起于细,细心点总是好的。
这里分享一些常规的物料设计,基本适用大部分活动:
1. 签到台
2. 手提袋
3. 海报
4. 会议背景板
5. 活动广告设计
6. 引导牌设计
7. 邀请函设计
8. 单页/多折页设计
9. 地毯
10. 舞台布置
11. 音响、视频设备
12. 摄影、录像设备
13. 灯光、电源设备
14. 奖品、礼品、活动道具
15. 桌牌、名牌
16. 产品/公司宣传画册设计
17. 专用陈列架设计
18. 立牌设计
19. 吊旗设计
20. 条幅设计
21. X展架/易拉宝设计
22. 促销台效果图设计
23. 堆头围摆设计
24. 形象背板/形象墙设计
25. 路书设计/说明设计
26. 经销商手册设计
27. 消费者手册设计
28. 招商手册设计
总结一下,以上提到的几个问题,如果处理不当,其结果很可能毁掉整场大会,造成会议事故,但只要我们会前考虑的足够多,遇到问题及时和团队成员沟通,设身处地从客户角度出发思考问题,那这些难题解决起来就并不麻烦,其实每一场会议在前期的准备工作中都不可能做到完美,大型会务工作的主要特点就是:
会务水准高
环节多、人员多
情况多、时间紧
无论是会前还是会中,给策划人员预留的反应时间都比较短,我们要做的就是遵循会务工作的四大基本原则:
规范细致
准备充分
细化分工
高效节约
尽可能提前考虑好会议活动中有可能遇到的问题,像行动者一样去思考,这样无论活动进行时发生任何突然情况,我们都能够第一时间做出反应,让每一个参会人员都享受一场感官盛宴。
想要让整场活动看起来更专业,选择我们创意者iCreator品牌策划服务,每场活动我们都用心雕塑,严谨的工作态度、全面而科学的会议管理和服务体系,旨在为所有客户创造成功难忘的时刻!
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